Organizasyon Firmasından Hizmet Alacaklar Dikkat
Organizasyon firmasından hizmet alacaklar dikkat; Organizasyon firmasından hizmet alacaksanız bu detayları önemseyin. Günümüzde birçok özel günün kutlaması yapılmaktadır. Bu kutlamalar yaparken büyük veya küçük organizasyonlar da düzenlenir. Yeni bir yer açılacaksa bir butik veya bir kafe hiç fark etmez bir açılış organizasyonuna ihtiyaç duyulur. Organizasyonların içinde çeşitli aktiviteler bulunur. Bu aktiviteler yapılan organizasyonun unutulmazlığını artırır.
Organizasyonlar kalabalık gruplarla yapılabileceği gibi kişiye özel de yapılabilir. Özel davetli listesi hazırlanan kalabalık organizasyonların içinde çok çeşitli etkinlikler için ayrı planlar yapmak gerekir. Örneğin masa sandalye kiralama, catering, konsept tasarım gibi hizmetler almak gerekir. Özel gün kutlamaları için organizasyon hazırlamak zor ve meşakkatli bir süreçtir. Bu süreç içerisinde neyi nasıl yapacağını planlayamayan insanlar özel firmalardan yardım alırlar.
Bu firmalar hazır bulunan konseptler veya üzerinde değişiklik yapılabilecek içeriklerle müşterisine yardımda bulunur. Ancak burada dikkat edilmesi gereken bazı hususlar vardır. Organizasyon şirketleri ile anlaşırken dikkat edilmesi gereken birçok nokta vardır.
İçindekiler
Organizasyon İçeriği Nasıl Olmalıdır?
Yapılacak olan kutlamaların içerikleri her zaman aynı değildir. Mesela bir düğün organizasyonu gerçekleştirilecekse, sünnet düğünü organizasyonu ile aynı içeriğe sahip olması beklenemez. Takip edilen bir organizasyonun diğer bir organizasyonla birebir aynı olması mümkün değildir. Çünkü müşterinin isteği ve yapacağı değişiklikler organizasyonu farklı kılar.
Bir düğün organizasyonu için süslemeler, çiçekler, şekerlemeler, nikâh şekerleri, hediyeler, oturulacak masa düzeni, ikram edilecek pastalar, personel listesi, ekipmanlar, ses kurulumu, düğüne katkıda bulunacak aktiviteler, düğün sanatçıları, yer seçimi ve bütçe çok önemlidir. Bu kadar çok plan gerektiren bir organizasyon için tek başına ayarlama yapmak mümkün olmaz bu nedenle bir organizatör firma ile görüşmek en doğrusu olur.
Ayrıca düzenlenecek olan bir açılış organizasyonu için özel etkinlikleri planlamak iyi bir pazarlama tekniğidir. Açılışı yapılacak olan yerin daha ilk günden, yapılan organizasyonuyla göz doldurması gerekir. Yapılan organizasyonun çok iyi olması o yere olan merakı artırır. O yerin adından çok söz ettirir. Bu nedenle bu tür ayrıntıları bir insanın üzerinde çalışıp uzun araştırmalar yaparak bulması gerekir. İşte firmalar bu noktada devreye girerler.
Organizasyon Hizmet İçeriği
Organizatör Firmalardan Beklentiler
Yapılacak olan organizasyonun neyi gerektirdiği araştırma yapılmadan sadece kişinin isteklerine göre hazırlanamaz. Bu işlerle özel ilgilenen firmalar tercih edilir. Organizasyon şirketleri ile görüşmeden önce, organizasyondan beklentiler listelenmelidir. Organizasyona ayrılacak bütçe en baştan belli olmalıdır.
Organizasyonda abartıya kaçmamak veya yapılacak olan aktivitelerden geri kalmamak da önemlidir. Organizasyon yapacak olan firmanın geçmişine bir göz atmak gerekir. Kaç yıldır bu işi yaptığı, internet sitesi varsa bu siteye yapılan müşteri yorumlarının incelenmesi gerekir. İncelemeyi yaptıktan sonra ancak organizasyon teslim edilebilir. Yüklü miktarda paralar harcayarak memnun kalınmayan bir organizasyona katılmayı kimse istemez.
Organizatör Firmanın Ürün Geçmişi
Firmanın çalıştığı ekip de çok önemlidir. Çalışılan firmanın bu hizmeti hobi olarak değil gerçek bir iş olarak yapması gerekir. Personelinin bu konuda uzman olması, müşteri dilinden anlaması gerekir. Firmanın daha önceden yaptığı işler varsa videosuna, fotoğraflarına bakılabilir. Firmanın nerelerden referans aldığı da önemlidir. Daha önceki yaptığı işleri sergileyen firmalar şeffaf firmalardır. Ön görülemeyecek çok fazla sürprizleri olmaz. Konusunda uzman personel, müşterinin isteğinin organizasyona uygun olup olmayacağını bilir, ekleme ve çıkarmasını ona göre yapar.
Organizasyon Firmasından Hizmet Alımı Ürün Geçmişi
Organizasyona Karar Verme Aşaması
Yapılacak olan organizasyona karar verip beklentiler, istekler ve olacak etkinlikler planlandıktan sonra yapılması gereken en önemli şey, anlaşmayı yazıya dökmektir. Karşılıklı olarak yazıya dökülen her şey her iki tarafı da güvencede tutar. Sürpriz ile karşılaşılmaz. Daha önceden planlanan bütçe dışına da çıkılmamış olur. Ödeme planına dahil olan her şey kararlaştırıldığı için ekstra para ödenmesi talep edilemez.
Ödemeye dair tüm detayları sözleşmede yer alıp almadığı kontrol edilmelidir. Çalışılan organizatör firmanın iş ortaklarının kimler olduğu bilinmelidir. Örneğin çiçeği nereden temin ettiği veya yemek firmasının hangisi olduğu, lojistik desteği nereden sağladığı önemlidir. Kısacası hizmet verecek olan kişileri tanımak ve bilmek gerekir. Örneğin müzisyenin kim olduğu organizasyonda söyleyeceği şarkıların bile bilinmesi gereklidir.
Organizasyon öncesi ekiple bir ön tanışma ayarlanmalıdır. Genelde firmalar ödemeleri organizasyona üç gün kala tamamlamak isterler. Ödemeyi yapmadan önce organizasyon ile ayrıntılı bilgi alarak örnek menü tadım hizmeti istemeyi unutmayın.
Organizatör olarak 2016’dan beri başarı ve müşteri memnuniyetinin maddi getirinin ilk adımı olduğu düşüncesindeyim. Bu nedenle; Başarının planlı ve prensipli bir çalışma sürecinden geçtiğine, Müşteri memnuniyetinin ise “işinizi işimiz” olarak görmekten geçtiğine inanıyorum.
